במהלך חיינו, כל מי שהשמחה באה בביתו מתלבט מתישהו בשאלה האם כדאי לערוך את האירוע באופן עצמאי, או לשכור לעניין את שירותיו של מפיק, שמאגד תחתיו את כל הסידורים השונים ומעדכן את בעלי השמחה בהתקדמות באופן שוטף. היתרונות בשכירת שירותיו של מפיק אינם מתמצים רק בנוחות, כיום עם מורכבות האירועים מדובר בעזר מקצועי משמעותי שיוכל להניב תוצאות שספק גדול אם היינו מצליחים להשיג במידה והיינו לוקחים את הארגון על עצמנו. עם זאת, יש אנשים שנעזרים במפיק בגלל עצלנות והקטנת ראש ובהחלט יכלו לארגן את האירוע שלהם בעצמם, המאמר הבא יעזור לכם להבין מה המקרה שלכם והאם יהיה זה כדאי לארגן את האירוע בעצמכם, או להגדיל את ההוצאה הכספית ולהיעזר בשירותיו של מפיק אירועים.
האם זה האירוע הראשון שלכם?
בראש ובראשונה, ברור שהסיבה המרכזית להיעזרות במפיק אירועים צריכה להיות היכולת שלו לארגן את האירוע באופן בו אנחנו לא היינו יכולים, נעזוב את חיסכון הזמן, גם אליו נגיע. אבל אם אתם עומדים לערוך בר מצווה וכבר ערכתם אחת בעבר ללא מפיק, למה אתם צריכים עכשיו? החגיגה הקודמת עברה בסדר? אז גם אתם בסדר ותוכלו לארגן לבד שוב. כמובן במידה והאירועים די דומים ולא מדובר הפעם בחגיגה מסוג אחר.
במידה וזה אירוע ראשון ואתם חוששים, נמצאים בעיר חדשה ולא מכירים עסקים וספקים, מעולם לא הרמתם אפילו מסיבה במשרד ואתם באמת לא סומכים על עצמכם, בהחלט יהיה חכם להיעזר במפיק אירועים שייקח מכם את הנטל הזה. אבל, קחו בחשבון שלכל זוג יש אירוע ראשון וכולם לומדים, ואם לקחתם מפיק הפעם אתם תצטרכו אותו גם בפעם הבאה.
האם יש לכם זמן?
לאף אחד מאיתנו אין זמן, השאלה היא האם תוכלו למצוא אותו בין העבודה והילדים כדי לתכנן את האירוע, האם יש לכם את היכולת להתגמש. במידה ואין לכם את היכולת הזאת תנסו להמציא אותה יש מאין, וזה אפשרי במידה ואתם לא עובדים בארגון כובל ותובעני, ואין לכם ילדים בגיל הרך מהם אסור לכם להוריד את העיניים. פחות מומלץ לבחור במפיק בגלל גורם הזמן, כי זמן והשקעה שווים הערכה ואהבה. קחו בחשבון שגם עם מפיק אתם מן הסתם תצטרכו להתנהל ולאשר מולו אלף ואחת דברים בנוגע לאירוע, הכאב ראש לא נעלם לגמרי.
מה סדר הגודל של האירוע?
השאלה הכי בסיסית, פשוטה ומכרעת: באיזה סדר גודל של פרויקט מדובר? כישרוניים עד כמה שנהיה ומלאי רצון טוב, אירועים גדולים ומפוארים בדרך כלל ידרשו מפיק. אירועים קטנים שדורשים צלם, תקליטן וקייטרינג בהחלט ניתן לארגן לבד וכך עושים הרוב המוחלט של האנשים (גם מפיקים לא ייקחו על עצמם אירוע קטן). אבל כשאתם הולכים על הפקה גדולה עם אטרקציות וכמה גורמים שצריכים לעבוד בשיתוף פעולה טוב כדי לגרום לאירוע להצליח, כדאי להיעזר במפיק.
כמו כן כדאי לקחת בחשבון שמפיק יוכל לקשר אתכם בין ספקי השירות השונים, עמם הוא כבר מנוסה בעבודה, ולהוזיל עבורכם עלויות. כלומר, במקום לחפש באופן פרטני שירותים כמו מלבישה, בר מתוקים, סידורי פרחים, בר אלכוהול ועוד עשרות דוגמאות, המפיק יחסוך לכם את מלאכת הרכבת הפאזל הזה וקרוב לוודאי גם יחסוך לכם במחיר.
האם יש באירוע אלמנט ראוותני?
בהנחה שלא מדובר באירוע עסקי או כזה שבא לקדם מטרה מסוימת, רק חגיגה תמימה לציון מאורע משמח, עליכם לחשוב האם אתם רואים באירוע הזדמנות למפגן כוח מול האורחים שלכם. לא בושה להודות בזה, תעשיית האירועים מתפתחת כל העת למקומות חדשים בעיקר בגלל שאנשים רוצים שהאירוע שלהם יהיה יותר מפוצץ משל אחרים. אם מדובר באירוע בו הכי חשוב לכם שהכל יהיה טיפ טופ, מתוקתק, מרשים, 0 טעויות, יוקרתי, ובקיצור- עסק למקצוענים, כדאי שתפקידו את הפקת האירוע בידיו של מקצוען.
סביבת עריכת האירוע
בהשאלה מעולם הספורט, משחק חוץ קשה יותר ממשחק בית. אם אתם עורכים את האירוע שלכם באתר כלשהו בעיר זרה (בר מצווה בכותל למשל), עדיף יהיה להיעזר במפיק שכבר ערך אירועים בסביבה הזאת שאתם לא מכירים, בטח אם מדובר באזור בעייתי ועמוס בו אינכם החוגגים היחידים, עלולות להתעורר בעיות תנועה ובלת"מים אחרים. מפיק יידע לשלוף פתרונות ולסגור פינות שכאלה.
יותר מזה, אם האירוע שלכם דורש תיאום מול רשויות מוניצפליות, ארגונים ציבוריים וכדומה, אתם עלולים להיתקל בקשיים בגלל שמדובר במערכות קשות ומסורבלות. מפיק מנוסה כבר מכיר את האנשים הנכונים, מתחזק עמם יחסים ויזרז את התהליכים שלכם.
עד כמה אתם סגורים על עצמכם?
האם אתם יודעים כיצד אתם רוצים שהאירוע שלכם ייראה? חלק גדול מהתועלת של מפיק אירועים הוא הצעת רעיונות ותכנון החגיגה, ואם אתם יודעים בדיוק מה אתם רוצים לפרטי פרטים ומשאירים לו רק את הביצוע- כדאי שתוודאו שיש לכך הצדקה ואתם אכן זקוקים לעזרה בהיבט הזה, אחרת תמצאו את עצמכם מתווכחים לעתים קרובות ודורכים אחד על השני. לא לטעות, המפיק אינו איזה קבלן ביצוע שמקבל בשקיקה הוראות וחושב שהלקוח תמיד צודק, יש לו אגו והוא רואה בכל אירוע גם יצירה משלו, אם אתם לא מתכוונים לתת לו מרחב אלתור ופעולה כלשהו, חבל על הכסף והזמן שלכם.
תעשו שיעורי בית
ההנחה כי שכירת מפיק אירועים מייקרת את האירוע בהחלט הגיונית ונכונה, אתם חוסכים כאב ראש וזמן ומעבירים את המלאכה למישהו אחר. עם זאת, יכול להיווצר מצב בו המפיק דווקא יוזיל לכם את האירוע, בגלל מפת הקשרים וקיצורי הדרך אותם הזכרנו קודם, יש לו את הכוח להשיג מחירים שאתם לא תוכלו כשתתייצבו מול מספק שירות בתחום. אבל, למטבע יש גם צד שני, מפיק יכול לדחוף לכם שירותים ואטרקציות שלא ביקשתם וגרוע מכך- לא ממש צריכים, כדי להגביר הוצאות ולגזור קופונים. הסיכון הזה גבוה במיוחד אצל בעלי שמחה שידועים ככאלה שהצליחו כלכלית והפרוטה מצויה בכיסם. לכן אסור לכם לסמוך על איש ולכבד ולחשוד בכולם, בעל שמחה שמשאיר את הכל למפיק ולא בודק כלום הוא קרקע פורייה לעקיצות.
עיקר התועלת שבתכנון אירוע בעזרת מפיק אירועים טמונה בחיסכון בזמן, קיצור תהליכים ומלאכת תיאום מורכבת בין גורמים רבים המרכיבים את האירוע, מדובר בקשיים שבדרך כלל מתעצמים ככל שהאירוע גדול יותר. מפיק אירועים איכותי יעלים את הקשיים ויגרום לאירוע שלכם להיות יפה וכובש. עם זאת, תכנון אירוע הוא חוויה בפני עצמה הכוללת ריצות וכאבי ראש, המבטאים הערכה ואהבה ושווים בסופו של דבר את התוצאה הסופית. בבואכם להחליט האם אתם זקוקים למפיק או יכולים לתכנן את האירוע שלכם לבד, עליכם לבדוק האם באימת מדובר בפרויקט שבשום פנים לא תוכלו להרים לבד- גם עם עזרה מהמשפחה, ולהכיר טוב את המפיק עמו תבחרו לעבוד, לקבל המלצות וחוות דעת.
